Verwerkersovereenkomst

Concept, nog niet juridisch nagekeken. Deze tekst is een eerste versie in gewone taal, geschreven naar artikel 28 van de AVG, en geen juridisch advies. Voor hij geldt, kijkt een jurist hem na; tot dan bindt hij niemand. Hij staat in het Nederlands, het Frans en het Engels; bij een verschil tussen de talen geldt de Nederlandse tekst.

Deze overeenkomst hoort bij de {voorwaarden} en geldt tussen het bedrijf op Avodara (de verwerkingsverantwoordelijke, hierna: jullie) en Talitha Holding (de verwerker, hierna: Avodara). Ze regelt wat Avodara doet met de persoonsgegevens die jullie in het platform zetten.

1. Wie is wat

Voor alles wat jullie zelf in de suite zetten, zijn jullie de verwerkingsverantwoordelijke: jullie beslissen welke gegevens erin komen en waarvoor. Dat is het personeelsbestand met de notities en de meldingen, en alles uit de andere modules: klanten en hun contactpersonen, facturen en offertes, boekingen en aankoopfacturen, kassabonnen, roosters en onkosten, opleidingen en keuringen, arbeidsongevallen, documenten in een dossier, toestellen en toegangen van de IT-dienst, interimopdrachten en prestaties, aandeelhouders en bestuurders, bestellingen uit de webshop, studies en gesprekken uit een marktonderzoek, en de taken en goedkeuringen van jullie team. Avodara is de verwerker: wij bewaren en tonen die gegevens, in opdracht van jullie, en doen er niets anders mee.

Voor de gegevens die een kandidaat zelf in zijn eigen profiel zet (profiel, foto's, diploma's, persoonlijkheidstest) is Avodara zelf verantwoordelijke; dat regelt de {privacy}, niet deze overeenkomst.

2. Welke gegevens, van wie, waarvoor

Over jullie medewerkers: naam, functie, e-mailadres, telefoonnummer, opleiding, voordelen, verlofsaldo en verlofregels, proefperiode- en contractdatums, startdatum, geboortedatum, de fase in het personeelsbestand (instroom, in dienst, doorstroom, uitstroom), jullie eigen notities, een eventueel exitgesprek, en de koppeling met een kandidaatprofiel als de medewerker die zelf legde. Zetten jullie de betrokken modules aan, dan komen daar roosters en gewerkte uren bij, onkosten met bedrag en kilometers, fooi en de verdeling ervan, opleidingen en keuringen met hun vervaldatum, verslagen van gesprekken, meldingen van arbeidsongevallen met de omschrijving en het letsel, documenten in het dossier (een contract, een attest, een kopie van een identiteitsbewijs die jullie er zelf in zetten), toestellen en toegangen op naam, en interimopdrachten met dagtarief en prestaties.

Over anderen: contactgegevens van jullie klanten en hun contactpersonen (naam, adres, e-mailadres, btw-nummer, taal), wat op hun facturen en offertes staat, hun vragen en klachten, gegevens van leveranciers op aankoopfacturen en bestelbonnen, naam en adres van wie in jullie webshop bestelt, de naam van wie een document tekent via een link, en de aandeelhouders en bestuurders die jullie in het bestuursregister zetten, met hun aandeel en of iemand uiteindelijke begunstigde is.

Uit een marktonderzoek: van een klant die jullie uitnodigen, zijn naam, de groep waarin hij telt, of hij toestemming gaf om gevraagd te worden en sinds wanneer, en de stand van zijn uitnodiging. Van elke deelnemer, uitgenodigd of via een openbare link: dat hij toestemming gaf en wanneer, zijn antwoord op de selectievraag, zijn groep, de taal van het scherm en zijn antwoorden. Een deelnemer meldt zich niet aan: Avodara zet bij een gesprek geen e-mailadres, geen IP-adres en geen naam, alleen een vingerafdruk van de sleutel waarmee zijn browser verdergaat na een herlaad. Bij een uitnodiging wijst het gesprek naar die uitnodiging, en dus naar de klant.

Betrokkenen: jullie medewerkers, kandidaten in jullie wervingsproces, teamleden die Avodara gebruiken, en de mensen achter jullie klanten, leveranciers, bezoekers van jullie webshop, wie een document tekent, deelnemers aan jullie marktonderzoek en jullie bestuur.

Doel: het beheer van jullie bedrijf in de modules die jullie zelf aanzetten, en voor een marktonderzoek het doel dat jullie in de toestemmingstekst schrijven. Geen ander doel. Wat een module niet nodig heeft, vraagt Avodara ook niet.

Bijzondere categorieën: Avodara vraagt er geen. Een melding van een arbeidsongeval bevat een omschrijving van het letsel, een keuring kan een geschiktheid bevatten, en op een open vraag in een marktonderzoek kan iemand meer vertellen dan gevraagd; wat daarin komt, bepalen jullie en jullie vragen. Zet er niet meer in dan nodig, en stel in een studie geen vragen naar gezondheid, overtuiging of andere bijzondere gegevens.

3. Wat Avodara belooft

Avodara verwerkt de gegevens alleen op jullie instructie, en die instructie is het gebruik van het platform zoals het werkt. Avodara leest de gegevens niet mee, verkoopt ze niet, en gebruikt ze niet om iets te trainen of te profileren. Wie bij Avodara toegang heeft tot de systemen, is gebonden aan vertrouwelijkheid.

Avodara helpt jullie, binnen wat het platform kan, om te antwoorden op verzoeken van betrokkenen (inzage, verbetering, wissen). Het meeste kunnen jullie zelf: een dossier bewerken en verwijderen, een gesprek uit een marktonderzoek wissen, en alles uitvoeren wat over iemand gaat.

4. Beveiliging

Gegevens staan op Google Cloud in Europa (regio eur3), versleuteld in rust en onderweg. Toegang loopt via regels op de databank die per document nakijken wie wat mag: een teamlid ziet alleen zijn eigen bedrijf, een kandidaat alleen zichzelf. Binnen jullie bedrijf geven jullie elk teamlid alleen de modules die hij nodig heeft; die grens staat in dezelfde regels en niet alleen in het scherm. Elke aanmaak, wijziging en wissing van een stuk komt in een logboek per bedrijf, met wie en wanneer en welke velden veranderden, maar zonder de inhoud zelf; niemand kan in dat logboek schrijven.

Bedragen die naar buiten gaan (een factuurnummer, een gestructureerde mededeling, het bedrag van een bestelling) zet de server en niet de browser, en boven een grens die jullie zelf kiezen beslist een tweede paar ogen. De openbare pagina van een marktonderzoek schrijft niets rechtstreeks in de databank: een functie kijkt elk antwoord na en schrijft het gesprek. Mislukte aanmeldpogingen en geweigerde toegangen in de schermen worden geregistreerd en zijn zichtbaar voor de beheerder van Avodara, die ze geregeld naloopt. Beheerdersacties staan in een logboek dat niet te wijzigen is.

Een nachtelijke back-up is ingesteld, maar draait nog niet: een toelating bij de hostingpartij ontbreekt. Tot dat rechtgezet is, belooft Avodara geen back-up.

5. Subverwerkers

Avodara gebruikt Google Cloud (Firebase: databank, opslag, aanmelding, functies) als hosting, in Europa. Voor de diplomacontrole leest een taalmodel van Anthropic de scan van een diploma dat een kandidaat zelf indient; dat is een verwerking onder de privacyverklaring van de kandidaat, niet onder deze overeenkomst, en er gaat nooit iets uit jullie personeelsbestand naartoe. Marktonderzoek gebruikt vandaag geen AI.

Koppelen jullie een betaalaanbieder aan de kassa (SumUp, Payconiq of Mollie), dan gaan het bedrag en een kenmerk van de betaling naar die aanbieder, met jullie eigen sleutel: dat valt onder jullie eigen overeenkomst met die aanbieder. Komt er bij Avodara een nieuwe subverwerker bij, dan laten we dat minstens dertig dagen vooraf weten, met de mogelijkheid om bezwaar te maken.

6. Datalekken

Als Avodara een inbreuk vaststelt die jullie gegevens raakt, laten we het jullie weten zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na vaststelling, met wat er gebeurd is, welke gegevens het raakt, en wat we eraan doen. Jullie beslissen zelf over een melding aan de toezichthouder en aan betrokkenen; wij leveren wat jullie daarvoor nodig hebben.

7. Bewaren en wissen

Gegevens blijven staan zolang jullie bedrijf op Avodara bestaat: jullie beslissen wat weg mag, niet een klok van ons. Verwijderen jullie een stuk, dan is het weg; verwijderen jullie het hele bedrijf, dan wist Avodara automatisch alles wat eronder staat, zoals beschreven in de {voorwaarden}. Gesprekken uit een marktonderzoek dragen de bewaartermijn die jullie bij de studie invullen: staat er een aantal dagen, dan wist Avodara elke nacht wat ouder is; staat er nul, dan blijven ze staan tot jullie ze wissen.

Wat Avodara zelf wel op een termijn opruimt, staat los van jullie gegevens: opgeloste foutmeldingen na negentig dagen, ongebruikte uitnodigingscodes na dertig dagen, gelezen demo-aanvragen na een jaar, en de regels van het logboek van een bedrijf na twee jaar. Dat laatste is lang genoeg om een controle of een discussie te overleven en kort genoeg om geen archief te worden dat niemand vroeg.

Jullie kunnen op elk moment alles meenemen: één knop zet elk stuk van jullie bedrijf in één bestand, met wat jullie niet mogen lezen bij naam genoemd in plaats van er stil uit te vallen. Zodra de nachtelijke back-up draait, staat hier na hoeveel tijd ze overschreven wordt.

8. Controle

Jullie mogen vragen hoe Avodara deze afspraken naleeft. We antwoorden met de beschrijving van de maatregelen hierboven en met de relevante uittreksels uit ons logboek. Een audit ter plaatse is mogelijk na afspraak, hoogstens één keer per jaar, tenzij een inbreuk aanleiding geeft tot meer.

9. Einde

Deze overeenkomst eindigt samen met jullie bedrijf op Avodara. Voor het zover is, nemen jullie best eerst alles mee met de uitvoerknop. Daarna bewaart Avodara niets meer van jullie gegevens, behalve wat de wet ons verplicht te bewaren.

Contact

Vragen over deze overeenkomst: {email}. Zie ook de {privacy} en de {voorwaarden}.